Как оптимизировать рабочие процессы и работать по 4 часа в неделю?

Подготовлено командой Станция Смена. Наш ТГ-канал для удалёнщиков: Следующая Станция

Номада отвлекает всё: пляж и соблазн искупаться, звонки от друзей, вкусная еда в кафе, необходимость бронировать отель и билеты для следующего визарана. Это забирает много энергии и сильно тормозит. Чтобы номадский лайфстайл был в кайф, а не в тягость, важно придерживаться принципов личной эффективности.

Сменщик Павел Терешковец поделился принципами личной и рабочей эффективности специально для сообщества. Но для начала давайте немного познакомимся с ним.

— Привет! Расскажи, кто ты и чем ты занимаешься?

— Меня зовут Павел Терешковец, я писатель, предприниматель и путешественник. Я пишу художественные автофикшн романы, руковожу компанией по обработке фото, езжу по всему миру и постоянно нахожусь в поиске крышесносных опытов. В этом году, например, я поднялся на перевал Торонг-Ла в Непале, что на высоте 5416 метров, пешком прошёл 50 км вокруг острова Манхэттен, принял участие в фестивале Burning Man, прошёл 10-дневный интенсивный курс медитации (випассана) и пробежал полумарафон. Кроме того, я веду свой youtube-канал и ищу формулу экстраординарной жизни.

— Что тебе даёт сообщество сменщиков?

— Во-первых, это офигенные ребята! В компании сменщиков всегда весело и недушно. Во-вторых, в этом сообществе я чувствовал бесконечную искренность и открытость других и сам точно так же открывался. В-третьих, это поддержка и забота, всегда и в любой ситуации. В-четвёртых, описывать это в принципе бесполезно, если сам хотя бы раз не вписался в эту историю и не ощутил весь кайф на собственной шкуре.

Павел уже много лет занимается вопросом личной эффективности и сумел настроить свою жизнь таким образом, что в результате работает по 4 часа в неделю. Рассказываем, каким принципам он следует:

✅ Выполнение однотипных задач блоками

Выполнять задачи по мере их поступления — неэффективно. Причина в том, что переключение с одной задачи на другую требует много времени. Если во время выполнения задачи вы отвлеклись на телефонный звонок, то считайте, что потеряли минимум 15 минут, которые понадобятся, чтобы снова погрузиться в задачу.

Эффективно — подождать, пока накопится определённое количество задач и одним махом выполнить их вместе.

✅ Проверка почты 2 раза в день

Вопреки расхожему мнению, если вы не ответите на емейл в ту же секунду, как он попал в ваши входящие, мир не рухнет. Почту достаточно проверять 2 раза в день (например, в 10 утра и 4 вечера), сразу отвечая на все накопившиеся емейлы.

✅ Асинхронное общение

Принцип тот же — устанавливаем 2−3 определённых времени и отвечаем на все поступившие сообщения и звонки (в соцсетях, мессенджерах и т. д.) только в эти периоды. Неожиданный бонус: половина вопросов, адресованных вам, к моменту вашего ответа уже будет решена теми, кто их задавал.

✅ Концентрация и однозадачность

Распылению и многозадачности предпочитаем глубину и сосредоточенность. Если создаём страницу для продажи товара — делаем только это, без одновременной проверки емейлов, листания инстаграмма и пр.

✅ Отсутствие уведомлений

Отключаем ВСЕ push-уведомления на телефоне, планшете и ноутбуке, каким бы страшным и радикальным это не казалось. Для особенно важных приложений, для которых мы применяем блочное выполнение, оставляем настройку «доставка по расписанию», чтобы оповещения приходили только в определённое время дня и все сразу.

✅ Общение в одном мессенджере

Вместо того, чтобы с одним человеком общаться в одном мессенджере, с другим — в другом, с третьим — в третьем и при этом помнить, кто где, перемещаем своё общение с людьми в один мессенджер (можно в два: один мессенджер личный, второй — для работы).

✅ Inbox zero

Задача этого принципа — чтобы в конце каждого рабочего дня емейл-папка «Входящие» была у вас пустая. Так вы не пропустите ничего важного и ни о чём не забудете. Для этого применяем следующий алгоритм:

— Письмо требует ответа? Отвечаем и архивируем.
— Письмо требует напоминания? Снузим, то есть ставим напоминание на будущую дату, когда письмо снова всплывёт во входящих.
— Письмо не требует ответа? Архивируем.

✅ Не записал — не запомнил

Любые идеи, важные мысли, встречи — всё записываем в заметки или календарь.

✅ Фокус 20-80

Анализируем наши действия, чтобы понять, какие 20% действий приносят 80% желаемых результатов, и концентрируемся на них, отбрасывая все остальные.

✅ Автоматизация финансов

Ставим на автооплату все счета, чтобы не нужно было следить за своевременностью их оплаты, тратя на это время и внимание. Неожиданный бонус: вы никогда случайно не пропустите оплату кредитной карты, ипотеки или лизинга и не попадёте на «неожиданные» проценты.

✅ Делегирование

Делегируем все задачи, выполнение которых стоит меньше, чем час вашего времени. Освобождаем себе пространство для креативных задач, а оперативные и рутинные передаём другим.

✅ Постановка целей

В январе записываем цели на год и каждый квартал проводим их «ребалансировку», то есть по мере необходимости вносим коррективы или дополняем список. Записанные цели — первый шаг к их достижению. Записанная цель каким-то чудесным образом достигается чаще, чем незаписанная, даже если вы записали её в начале года и потом о ней даже не вспоминали.

✅ Принцип 100%

Делать что-то на 100% легче, чем на 99%. Если я решил ходить в тренажёрку в 100% случаев, то у меня не будет расходоваться ментальная энергия каждый раз, когда я перед занятием буду думать: идти в этот раз или не идти? Неожиданный бонус: результаты начинают появляться гораздо быстрее ожидаемого.

✅ Чтение развивающей литературы 15 минут в день

Задача — вдохновляться, получать мотивацию и учиться у успешных людей. Метазадача — расширять свой горизонт возможностей, чтобы достигать ещё большего.

✅ И последний принцип, без которого все остальные теряют смысл: практика вместо теории

Вы не сможете убедиться в том, насколько эффективны перечисленные выше принципы, если сами не попробуете их использовать.

Вывод от Павла:

«Я тоже когда-то не верил, что эти принципы действительно работают в реальности. Для простоты предлагаю вам небольшой эксперимент: попробуйте придерживаться принципов всю следующую неделю, а потом напишите, что у вас получилось, а с чем возникли вопросы — мы постараемся помочь. Неожиданный бонус: вы поймёте, что можете делать больше за меньшее время и с большим удовольствием».

Павел в инст: https://instagram.com/pavel.tereshkovets

Удачи! И если у вас есть дополнения из личного опыта или официальных источников, пишите @smenapr в телеграме — обновим гайд 🙌